Universidade Federal do Paraná

Definição:

Orientações para organização de eventos promovidos pelas Instituições.

Objetivos:

Descrição dos objetivos do evento.

Tipo do Evento:

• Lançamento: Evento oportuno para mostrar à sociedade um novo curso, treinamento, produto, programa, serviço, publicação. Deve ter a apresentação do que está sendo lançado, seguido, geralmente, de um coquetel.
• Descerramento de Placas: Além do nome do que será inaugurado, devem constar a data, de preferência em algarismos arábicos, pessoas que colaboraram na obra e nomes dos dirigentes da instituição. A fixação deverá ser feita em local que possa ser vista e próxima à área inaugurada.
• Assinatura de Convênios: Este evento precisa atender aos detalhes de todas as entidades envolvidas na assinatura, tais como: mesa auxiliar para assinatura, identificação visual da instituição dos parceiros, pronunciamentos das pessoas mais importantes, destaques dos benefícios e do histórico do convênio pelo cerimonial.
• Visitas: É extremamente importante que o anfitrião receba bem um visitante. Portanto, receber significa acolher, fazer com que o convidado sinta-se à vontade e fique com uma boa impressão da instituição.
• Lançamento de Livros: A solenidade deverá ser feita com montagem de mesa de trabalhos e pronunciamentos do representante da instituição e do autor. A organização deve prever momento de autógrafos e de venda das obras.
• Conferência: Caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas.
• Palestra: Caracteriza-se pela apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui informações sobre o assunto.
• Colóquio: Semelhante à conferência, o colóquio é apresentado por profissional de renome e com notório saber no assunto e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou tomada de decisão.
• Videoconferência ou Teleconferência: Caracteriza-se pela apresentação de um tema para um grupo de pessoas que têm interesse sobre o assunto, estando tais pessoas em locais diferentes e distantes.
• Workshop: O workshop é, basicamente, uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática.
• Seminário: É um evento que se caracteriza por explanações sobre tema de interesse comum da plateia.
• Simpósio: Apresentação de um tema de grande interesse, técnico ou científico, a um público selecionado, com a participação de especialistas no assunto.
• Congressos: Caracteriza-se pela reunião formal e periódica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse.
• Encontro: Tipo de evento que se caracteriza pela reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polêmicos.
• Convenção: Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido.
• Semana: Este evento pode ser realizado com sete dias de duração nos seguintes segmentos: Acadêmico e Empresarial.
• Debate: Tipo de evento caracterizado pela discussão entre duas pessoas ou mais pessoas, cada um defendendo o seu ponto de vista.
• Mesa-Redonda: Neste tipo de reunião são colocadas as opiniões de duas ou mais pessoas sobre um assunto, em um tempo limitado.
• Painel: Nome dado ao evento caracterizado por um quadro de apresentações no qual um orador principal e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema pre determinado.
• Fórum: Evento caracterizado pela troca de informação e debate de ideias, com a presença de grandes audiências.
• Entrevista Coletiva: Evento caracterizado pela presença de um representante de uma organização, governamental ou empresarial, que será questionado sobre variados temas.
• Jornadas: As jornadas são eventos específicos de grupos profissionais e realizados periodicamente para discussão de temas que não foram ou que não serão debatidos, normalmente em congresso.
• Exposição: Exibição pública de produção artística ou industrial, em painéis ou estandes, visando à demonstração e divulgação.
• Mostra: Semelhante ao conceito de exposição, mas sem objetivo de venda.
• Homenagens: Dependendo do tipo de homenagem, pode requerer formação de mesa de honra ou não.

Abertura de Cadastramento no Sistema Integrado de Gestão da Extensão Universitária – SIGEU

O cadastramento deve ser realizado por apenas um coordenador que deve possuir e-mail da UFPR. Todos os campos deverão ser preenchidos e salvos com as informações sobre o evento.

O proponente receberá um e-mail comunicando a situação de aprovação ou de solicitação de ajustes para a proposta. Ao final do evento, o coordenador deverá emitir relatório, seguindo os mesmos procedimentos anteriormente descritos.

Ao finalizar, o proponente deverá submeter à proposta ao sistema. Após esta etapa, a atividade deverá ser aprovada em reunião departamental. O extrato de ata deve ser enviado ao CEAPE via e-mail: ceape.edu@ufpr.br para análise do Comitê Setorial de Extensão do Setor.

Providências a Serem Tomadas pelo CEAPE

No intuito de dar suporte técnico e administrativo ao coordenador do evento, o CEAPE será responsável em providenciar algumas demandas para a realização da atividade programada. Para tanto, torna-se necessário o preenchimento do formulário abaixo e o envio do mesmo no prazo mínimo de 20 dias da data do evento.

Formulário de Solicitação de Apoio a Evento

Nome do Evento:

Número de Participantes:

Local:

Data:

Coordenador:

Contato (E-mail e Telefone):

Orientação sobre a organização do evento:

• Assessoria para a organização geral do evento

Estrutura Física:

• Reserva de sala

Recursos Materiais:

• Microfone
• Notebook
• Projetor multimídia
• Computador

Recursos Materiais:

• Lista de presença
• Água
• Pasta
• Bloco
• Canetas

Divulgação:

• Divulgação do evento na página do CEAPE mediante envio de release.

Modelo de Release

O release é um comunicado de imprensa, que deve contar com as seguintes informações:

• O título em negrito.
• Texto descrevendo:
  • Qual é o evento;
  • Objetivo;
  • Data, horário e local;
  • Público contemplado;
  • Parcerias;
  • Inscrições, número de vagas e custo se houver.
• Contato
  • Nome do coordenador do evento
  • Departamento
  • Endereço comercial
  • Números de telefone/Fax
  • Endereços de E-mail
  • Endereço do Website

Tutorial do Uso do Auditório e Salas Gêmeas

Orientações para utilização dos espaços.

Tutorial para o SACI

Instruções para reserva de espaços e outros serviços.

Pedido de Card

Solicitação de cartões para eventos.

Pedido de Postagem de Notícias

Orientações para divulgação de notícias.

Empréstimo de Materiais

Procedimentos para solicitação de materiais.

Contatos de Prestadores de Serviço

Lista de contatos para serviços diversos.

Pedido de Água para a Sanepar

Solicitação de água para eventos.

Lista de Autoridades

Contatos de autoridades para eventos.

Modelo de Cerimonial

Orientações para a organização de cerimoniais.

Check List para Eventos

Nome do Evento:

Data:

Local:

Coordenador(a):

Itens:

• Convite
  • Elaboração e envio (tel, e-mail, whatsapp).
  • Confirmação.
• Agenda
  • Programação do evento.
  • Escala de trabalho.
  • Definição de prazos para inscrição de trabalhos e normatização de apresentação dos mesmos.
• Recursos Humanos
  • Definir as funções necessárias e horários disponíveis.
  • Cronograma de reuniões de trabalho para definir subcomissões.
  • Chamamento para Monitoria.
• Estrutura
  • Reserva de sala, hall, pátios do campus Rebouças e campus Reitoria.
  • Decoração, bandeira, palco, púlpito, mesa, sinalização, sonorização, ensalamento e utilização dos espaços.
  • Transmissão e gravação.
  • Cobertura fotográfica e divulgação na mídia.
  • Pedido de intérprete.
  • Retirada da chave da sala na recepção.
• Comunicação
  • Logo
  • Banners
  • Cartazes
  • Certificados
  • Folderes
  • Filipetas
  • Brindes
  • Site, facebook e instagram
  • Orientação para registro de imagens e de contato com a Assessoria de Comunicação/Imprensa.
  • Reunião Técnica com a coordenação do evento para uso do Auditório Eny Caldeira.
• Cerimonial
  • Cerimonial (roteiro)
  • Listagem de contatos de autoridades.
  • Nominatas
  • Sugestão de modelo de convite.
  • Empréstimo de toalhas, jarras, copos.
  • Empréstimo de banners.
  • Reunião técnica para orientar as pessoas que trabalharão no evento.
• Providências Administrativas
  • Definição dos parceiros.
  • Elaboração de processos.
  • Contato com o administrador predial para verificar demandas necessárias junto aos terceirizados.
  • Contato com a chefia do Almoxarifado para solicitar os materiais necessários.
• Criação de Comitês/Comissões
  • Organização da estrutura de recebimento de inscrição, emissão e envio dos pareceres.
  • Diagramação e publicação de anais.
  • Elaboração de release para a imprensa.
  • Recepção dos docentes convidados.
• Serviços de Emergência Médica
  • SAMU – ligar para 192
• Programação Cultural
  • Apresentações culturais
  • Mostras
• Transporte
  • Carro
  • Estacionamento
• Material de Consumo
  • Pasta para cada participante com bloco, caneta, crachá e outros materiais pertinentes.
  • Álcool gel
• Certificação/Declaração
  • Controle de presença.
  • QR Code.
  • Declaração para participantes no dia.
  • Certificação.
  • Avaliação do evento.
• Alimento e Bebida
  • Água para as autoridades (mesa diretiva)
  • Água para os docentes e participantes.
  • Coffee Break.
• Recursos Audiovisuais e Tecnológicos
  • Equipamentos (microfone, multimídia e outros)
  • Pode ser solicitado o apoio do NTE.
• Recursos Financeiros
  • Contato com a UCEO.
• Pós-Evento
  • Emissão de relatório
  • Prestação de Contas
  • Entrega de materiais emprestados
  • Entrega de chaves.
  • Avaliação.